📊 全景速覽
五大區塊 × 24 項工作 — 標 ⭕ 表示這項工作會有單據/帳務/決策流到 Vicky
| 區塊 | 工作項目 | 頻率 | 流到 Vicky |
|---|---|---|---|
| 🌅 每日 | 1. 每日早班掃描（D1-D7 群組撈取 + 工務回報勾稽） | 每天 08:30 + 17:30 | ⭕ |
| 🌅 每日 | 2. 樂邁庫存同步 Shopify | 每天早上 | — |
| 🌅 每日 | 3. SPC 售後服務 LINE 收案（D6，偉傑接手） | 觸發 | — |
| 🌅 每日 | 4. 四寶閣對話掃描 KB 缺口（暫停中） | 每 10 分鐘 | — |
| 📅 每週 | 5. 建案進度追蹤 | 每週一 | — |
| 📅 每週 | 6. SPC 大貨進料提醒 | 每週一 | ⭕ |
| 📅 每週 | 7. 物流追蹤週報（SPC + 浴櫃 + 踏板 + 磁磚） | 每週三/五 | ⭕ |
| 📅 每週 | 8. 戰情室主檔同步 | 事件觸發 + 每週一 | — |
| 🗓 每月 | 9. SPC 採購單進度總表 | 每月 1~3 日 | ⭕ |
| 🗓 每月 | 10. 工班對帳單掃描 + 請款建單 | 每月 25 號 + 1 號 | ⭕⭕ |
| 🗓 每月 | 11. 費用申請月報（趙嘉麟 / 林偉傑） | 每月 5 號 | ⭕ |
| 🗓 每月 | 12. 一樓零用金管理 | 持續 + 月結 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 13. SPC 地板採購（樂邁 / 樂石晶） | 業務需求觸發 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 14. 浴室櫃 / 淋浴踏板採購 | 業務需求觸發 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 15. 磁磚採購 | 業務需求觸發 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 16. 出貨單簽收 → ODOO 拋帳 | 到貨觸發 | ⭕⭕ |
| ⚡ 觸發 | 17. SPC 餘料退貨 + 瑕疵處理 | 完工/收貨觸發 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 18. 維修單管理（驗屋 / SPC / 樂邁求償） | 工地觸發 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 19. 工班合約簽約建檔（年度一約） | 每年 7-8 月 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 20. 派車安排（含和穎 / 慶和 / 吉品） | 到貨觸發 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 21. 改單處理 | 業務觸發 | ⭕ |
| ⚡ 觸發 | 22. 供應商建檔（FXCRM + ODOO 雙建） | 新合作觸發 | ⭕⭕ |
| ⚡ 觸發 | 23. 求償款處理（4/30 起後續歸 Vicky） | 事件觸發 | ⭕⭕ |
| 🏢 行政 | 24. 展廳清潔 + 日用品 + 行政（電子鎖 / 保全 / 工具間） | 每天 + 每週 | — |
每日例行（4 項）
每天上班開機後跑的固定任務，產出報表 + 健檢 + 標讀
1. 每日早班掃描（含工務回報勾稽）
🐑 我在做什麼
- D1-D7 七隻 LINE bot 跨群組掃描（施工回報 / 工務助理 / 元心助理 / 業務群 / 工班群 / SPC 售後 / 採購巡視）
- 連假/週末累積訊息一次撈完並標已讀
- 下載照片並分類（菜單 / 維修 / 直鋪 / 狀況回報）
- 勾稽 CRM 既有維修單，產出 🟢🟡🔴 三清單
- 掃 38 筆活躍採購 PO 的物流狀態（D7）
🤝 Vicky 後續可銜接
- 每天早班掃描完會產一份「日報」存在
施工回報/每日/YYYY-MM-DD/，若有異常或需付款事件會 LINE 通知 - D7 巡視過程若發現有單需要拋 ODOO會即時建單
- Vicky 不用每天看，只需收到我通知時 confirm
2. 樂邁庫存同步 Shopify
🐑 我在做什麼
- 從 LINE「元心x樂邁 專屬服務群」撈最新庫存 PDF
- 解析品號/品名/庫存結餘
- 批量更新 Shopify 商店庫存
🤝 Vicky 後續可銜接
純技術同步，Vicky 端不會有單據流入。
無需介入。
無需介入。
3. SPC 售後服務 LINE 收案
🐑 我在做什麼
- 讀「四寶閣-SPC售後服務中心」(741ifcxt) bot 客戶報修
- 辨識客戶 → 整理問題類型
- 2026-05-11 起 偉傑接手回客戶，小羊只做整理 + 備案，不主動發訊息
🤝 Vicky 後續可銜接
客戶報修若衍生有償維修會建維修單 → 走後續工班請款流程。
Vicky 端會在月結請款拋 ODOO 時看到。
Vicky 端會在月結請款拋 ODOO 時看到。
4. 四寶閣對話掃描 KB 缺口
🐑 我在做什麼
- 四寶閣建材產品諮詢 bot (701dfozk) 對話掃描
- 17:00 彙整當日缺口給 James 補 KB
- ⏸ 目前暫停
🤝 Vicky 後續可銜接
純對外行銷諮詢，無需介入。
每週例行（4 項）
週一進度追蹤 + 週三/五物流催促 + 戰情室同步
5. 建案進度追蹤
🐑 我在做什麼
- AI 掃 CRM 商機 + 採購單，列各案場進度
- 標哪些快到進料日、哪些合約/調查表還沒交
- 通知對應業務/工務本週要處理
- 更新建案管理三件套（戰情室 + 跨月看板 + 單案專題）
🤝 Vicky 後續可銜接
不直接流到 Vicky，但進度追蹤會影響採購單拋 ODOO 的節奏（例如哪些 PO 要 confirm、哪些要改單）。
Vicky 可用戰情室網址隨時看：yes-hq-k7m3x9.pages.dev
Vicky 可用戰情室網址隨時看：yes-hq-k7m3x9.pages.dev
6. SPC 大貨進料提醒
🐑 我在做什麼
- 到貨日前 2~3 個月：提醒業務確認/可改
- 到貨日前 1 個月：警告（再不確認來不及）
- 到貨日前 2 週：最後通牒
🤝 Vicky 後續可銜接
改單發生時會回頭改 ODOO PO（draft 或 confirm 後改）。
Vicky 端會看到改單通知 → 確認新版 PO amount_total。
Vicky 端會看到改單通知 → 確認新版 PO amount_total。
7. 物流追蹤週報（SPC + 浴櫃 + 踏板 + 磁磚）
🐑 我在做什麼
- 週三：掃 CRM 採購明細狀態 + 算停留天數 + 產追蹤報表
- 週五：催超時業務/供應商 + 安排下週派車
- 超時警示：浴櫃製作 >21 天 / 海運 >14 天 / 台灣倉 >3 天
🤝 Vicky 後續可銜接
物流到貨 → 派車 → 簽收 → 拋 ODOO，整條動線 Vicky 端最終會收到簽收單（3 聯）。
異常停滯案件會主動 LINE 告知 Vicky。
異常停滯案件會主動 LINE 告知 Vicky。
8. 戰情室主檔同步
🐑 我在做什麼
- 採購/改單/退貨/物流/到貨/收貨/安裝 7 類事件即時回寫主檔
- Cloudflare 重新部署 → Vicky 端隨時可看最新版
- 網址：yes-hq-k7m3x9.pages.dev
🤝 Vicky 後續可銜接
戰情室是 Vicky 想了解任何案件的進度時的單一入口。
不必問羊羊，直接打開網址即可。
不必問羊羊，直接打開網址即可。
每月例行（4 項）
月初進度總表 + 工班請款 + 費用月報 + 零用金
9. SPC 採購單進度總表
🐑 我在做什麼
- 從 CRM 撈所有未完成 SPC 採購單（排除已結案/作廢）
- 拆已出貨/待出貨明細 + 確認合約是否已給樂邁
- 產 MD + HTML + Excel 三版本給業務 confirm
🤝 Vicky 後續可銜接
總表會列哪些 PO 本月會出貨/到貨 → 對應 Vicky 端本月會看到 vendor bill 拋上來。
可請我每月初也抄送一份給 Vicky當預告。
可請我每月初也抄送一份給 Vicky當預告。
10. 工班對帳單掃描 + 請款建單 ⭐⭐
🐑 我在做什麼
- 每月底掃工班 LINE 群組抓對帳單（PDF/Excel/圖片）
- 1-10 號建 FXCRM 工班請款單（直鋪 + 維修分開）
- v3.4 規則（2026-05-15 拍板）：整套 vs 不同步 ODOO 雙軌
- 🔹 整套（工務五欄齊）→ FXCRM 建單 + ODOO 即時 draft
- 🔹 只建 FXCRM（工班自報缺欄）→ 月底再拋 ODOO
- 必帶 SPC 工單 + 案場 + 反勾稽 + 明細產品 ID
- 產兩套簽回單（工班版 + 工地版）
🤝 Vicky 後續可銜接（會議要拍板）
- 每月 15 號工班放款，Vicky 開 vendor bill 對 PO 出帳
- 急件（個人戶王大誠/阮能北）即拋 → Vicky 即時 confirm
- 常規 → 月底批次拋（待議：每月幾號收完對帳單統一拋？）
- 跨月案件歸屬（5/29 開工 6/3 完成算哪個月？）
11. 費用申請月報（趙嘉麟 / 林偉傑）
🐑 我在做什麼
- 2026-04-30 起改回 FXCRM
PersonnelObj > object_2Pj2d__c - 油資浮動（每月 10 號結算上月平均），5 月 $4.8/公升
- 整理趙嘉麟 + 林偉傑上月費用 → 分類油錢/停車/雜項/打卡
🤝 Vicky 後續可銜接
改回 FXCRM 後 Vicky 可直接看
是否還需要羊羊產 PDF 月報？（待議）
object_2Pj2d__c。是否還需要羊羊產 PDF 月報？（待議）
12. 一樓零用金管理
🐑 我在做什麼
- 每筆記錄：日期/收據/說明/金額/受款者/核准者
- 115 年（2026）目前餘額 $1,985 已結清
- 1/13 存入 5,000 / 1/22 露營椅關稅 764 / 1/30 酷朋 2,251
🤝 Vicky 後續可銜接
- 每次大支出要 Vicky 核准後動支
- 零用金餘額不足 → 申請存入（待議）
不定期觸發（11 項）
業務需求或事件觸發 — 大宗採購、簽收拋帳、退貨瑕疵、合約改單
13. SPC 地板採購（樂邁 / 樂石晶）
🐑 我在做什麼
- 業務傳達需求 → 填樂邁訂購表 / 樂石晶丟群
- 填採購前調查表（工地主任簽）
- FXCRM 建純料採購單 + SPC 工單
- ODOO 建 draft PO
🤝 Vicky 後續可銜接
- Vicky 把 ODOO draft PO 轉正式 PO
- 到貨後 vendor bill 對帳
- 付款方式：樂邁訂金 10%（≥100 坪）/ 樂石晶月結 10 號繳清
14. 浴室櫃 / 淋浴踏板採購
🐑 我在做什麼
- 業務自己詢價 + 客戶回簽 → 提供完整資料
- 羊羊統一對廠商下單
- 追大陸集運倉 → 和穎裝櫃 → 大肚倉接貨 → 吉品配送
🤝 Vicky 後續可銜接
- FXCRM 採購單 → ODOO PO（draft → Vicky confirm）
- 運費（大陸運費-和穎 + 境內派車）每月對帳
- 客戶訂金/尾款收款（業務端）
15. 磁磚採購
🐑 我在做什麼
- 業務 LINE 詢價 + 規格 → 提供資料
- 羊羊對廠商正式下單（玉梅 4/30 離職交接）
- 福誠/壹綠意/全成等 22 家廠商分別對應
🤝 Vicky 後續可銜接
- 銷貨單一式四聯 → 3 聯回 Vicky
- 退貨注意：福誠 / 三希堂 / 新和不能退
- 付款條件依供應商個別記錄
16. 出貨單簽收 → ODOO 拋帳 ⭐⭐
🐑 我在做什麼
- 到貨前產 A5 出貨單（綠橘配色模板）
- 工務/業務到場簽收 → 拍照回傳
- 羊羊歸檔 + 通知 Vicky 拋帳
- 規則：有簽收單才拋帳（4/10 立）
🤝 Vicky 後續可銜接
- 收到簽收單 → 對 ODOO PO 開 vendor bill
- 3 聯銷貨單交付節奏：每週交一次 or 收到當下就交？（待議）
- 簽收單遺失補件流程？（待議）
17. SPC 餘料退貨 + 瑕疵處理
🐑 我在做什麼
- 完工餘料：業務/工務退回供應商倉（樂邁→龍井 / 樂石晶→梧棲）
- 羊羊只做 CRM 退貨回填（新增負數明細）
- 瑕疵：7 工作日內通知供應商（樂邁 LINE 群 / 樂石晶 LINE 群）
🤝 Vicky 後續可銜接
- ODOO 端開 R 帳單（退貨 vendor refund）
- 瑕疵 → 供應商賠款入帳
- 進行中：HD300812 福誠拒退貨累積 8 天（待廖董/James 決策）
18. 維修單管理（驗屋 / SPC / 樂邁求償 / 狀況回報）
🐑 我在做什麼
- v3.2 規則：羊羊唯一 CRM 操作者
- 驗屋維修單 / SPC 維修單 / 樂邁求償單 / 狀況回報四分流
- 每張單跑七項健檢（金額/工班/案場/戶別/空間/×1.3/請款對象）
- 建工班請款單時反勾稽 + 產兩套簽回單
🤝 Vicky 後續可銜接
- 維修單 → 月結工班請款 → ODOO 拋帳
- 樂邁求償單 → 樂邁賠款入帳（Vicky 端對 AR）
- 建案結束工地結算（6B）→ 廖董/James 跟建商協商 → 入帳
19. 工班合約簽約建檔
🐑 我在做什麼
- 2026 年合約全面換新版（KB 2026-04-02 範本）
- 第一輪 5/4 已簽：莫吉托 + 淞賀 + 阮能北（3 工班）
- 待簽：築愛家 / 王大誠 / 優美聖 / 塔塔家
- 一式兩份，雙方蓋騎縫章
🤝 Vicky 後續可銜接
- 每張紙本 1 份 → Vicky 留底
- 已簽 3 份是否已交 Vicky？要不要小羊統一交付？（待議）
- CRM 供應商建檔 + 上傳合約 PDF
20. 派車安排（含和穎 / 慶和 / 吉品）
🐑 我在做什麼
- 到貨日 + 配送地址 + 聯絡人
- AI 計算運費比價（小車/大車/慶和）
- LINE Flex 派車通知
- 玉梅 4/30 離職後慶和派車落到羊羊
🤝 Vicky 後續可銜接
- 運費 PO 拋 ODOO（命名「運費-{派車單位}」）
- 吉品物流首次合作：現金 + 不開發票 → 後續評估月結
- 付現給司機 → 收據回 Vicky 入帳
21. 改單處理
🐑 我在做什麼
- 樂邁：預交前 60 天可改
- 樂石晶：出貨前 30 天可改（客製下廠後不改）
- 浴室櫃：下單後 7 天內
- 淋浴踏板：下單後 3 天內
- 逾期 → 找廖董/James 特批
🤝 Vicky 後續可銜接
- 改單後 ODOO PO 金額會變動 → Vicky 對齊新 amount_total
- 已 confirm 的 PO 改單 → 走 ODOO 改單流程
22. 供應商建檔（FXCRM + ODOO 雙建）⭐⭐
🐑 我在做什麼
- 新供應商出現時 FXCRM + ODOO 同步建立
- 建立前查同音字 / 去後綴 / 電話交叉搜尋
- 4/27 踩過雷：「和穎」其實是「和盈」打錯，分裂帳
🤝 Vicky 後續可銜接
- 是否要建一個「ODOO 供應商檢查表」雙週對一次，避免分裂？（待議）
- Vicky 端發現重複供應商可即時通知合併
23. 求償款處理 ⭐⭐
🐑 我在做什麼
- 跟建商求償賠償款 → 內勤負責「送單 + 派車 + 完工」
- 4/30 勝美建功段消防試水案 $147,900 確立此規則
- 之後不動 FXCRM / ActiveRecord / 戰情室
🤝 Vicky 後續可銜接
- 後續一律 Vicky 接手（收款追蹤、明細科目歸屬）
- 入帳後請通知羊羊「可結案」
行政管理（1 項合併）
展廳清潔維護 + 行政設備管理
24. 展廳清潔 + 日用品 + 電子鎖 + 保全 + 工具間
🐑 我在做什麼
- 掃拖機器人（週一/四）+ 咖啡機（週五）+ 倒垃圾（週三/五）
- 洗手間清潔（週四）+ 玻璃機器人（每月 25 號）
- 日用品採購（餅乾/牛奶/咖啡豆/濾芯/垃圾袋）
- 電子鎖密碼管理 + 新光保全 + 工具清單
🤝 Vicky 後續可銜接
展廳日用品採購可走零用金（<$3,000 直接動支）。
大宗支出（如電子鎖維修）走報帳。
大宗支出（如電子鎖維修）走報帳。
🤝 Vicky 銜接點總表（一目了然）
這張表把所有「需要 Vicky 接手」的事件按頻率排，方便 Vicky 知道每天/每週/每月會被觸發什麼。
| 觸發頻率 | 事件 | Vicky 動作 |
|---|---|---|
| 每天 | 羊羊建/改 ODOO PO（draft） | 當天/隔天 confirm 轉正式 PO |
| 每天 | 到貨簽收單回傳 | 對 PO 開 vendor bill |
| 每週 | SPC 大貨改單 / 物流催促 | 追蹤 PO amount_total 變動 |
| 每月 1-10 號 | 工班請款單拋上來（整套） | 對工資 PO 開 vendor bill |
| 每月 15 號 | 工班放款 | 付款 |
| 每月底 | 常規工班請款（FXCRM 已建未拋 ODOO）批次拋上來 | 逐筆 confirm |
| 每月 5 號 | 費用申請月報 | 對 FXCRM object_2Pj2d__c 過帳 |
| 觸發 | 磁磚銷貨單 3 聯回收 | 歸檔 + 對 PO |
| 觸發 | 退貨/瑕疵 → 供應商賠款 | 開 R 帳單（vendor refund） |
| 觸發 | 求償款入帳（4/30 起） | 全程接手 + 通知羊羊可結案 |
| 觸發 | 工班合約簽好 | 紙本 1 份留底 |
| 觸發 | 新供應商建立 | ODOO 端 confirm + 防分裂帳檢查 |
| 不定期 | 零用金存入申請 | 核准 |
| 持續 | 戰情室任何案件進度查詢 | 直接打開網址即可 |
❓ 本次會議待 Vicky 拍板的議題
- 工班請款 ODOO 月結批次規則：常規請款每月幾號收完統一拋？跨月案件歸哪個月？急件保留即拋？散修 4 張月底是合併還是逐筆？
- 出貨簽收 3 聯交付節奏：每週交一次 or 收到當下就交？簽收單遺失補件流程？未簽收暫掛 ODOO 怎麼處理？
- 歷史 4 張 SO 無對應 PO（王襄理 S00799/S00815/S00820 + 美利工程 S00926）：補建 PO 還是維持現狀？
- 玉梅 4/30 交接：8 項未出貨 + 3 張未簽回維修單，Vicky 端是否有掛帳需要羊羊優先催？
- 工班合約紙本交付：5/4 已簽 3 工班是否已交付？要不要羊羊統一整理送過去？
- 費用申請月報：改回 FXCRM 後還要不要羊羊產 PDF？還是 Vicky 直接看
object_2Pj2d__c？ - 零用金：餘額 $1,985 已結清，是否需再存入？
- 供應商檢查表：是否要建雙週對帳機制，避免同音字分裂？